6 melhorias que o gerenciamento de frota traz para a sua empresa

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Quanto você quer ver reduzido seus custos com o gerenciamento de frotas? Se 20% é um número que agrada, então está na hora de pensar em modernizar sua gestão de veículos.

Sistemas de gerenciamento de frotas ajudam sua empresa a controlar melhor a manutenção dos veículos, gerir melhor as multas e escapar de penalizações como o NIC, que aumentam os custos, e ainda ter como acessar informações e obter relatórios sobre seus motoristas e carros de qualquer lugar, a partir de um laptop, celular ou tablet.

O objetivo é ter acesso a dados muito mais rápido, obter relatórios de forma simples e com poucos cliques e otimizar o tempo. A união desses fatores vai possibilitar a você cortar custos. O melhor para entender esse processo é seguir aqui e descobrir mais.

Quem controla as multas ganha dinheiro

O gasto com multas é um dos principais problemas quando se analisa os custos do gerenciamento de frotas. É também um dos fatores mais difíceis de controlar, pois é preciso conscientização dos motoristas e acompanhamento ferrenho dos processos de multa para evitar a penalização administrativa conhecida como NIC (não indicação do condutor).

O gerenciamento eletrônico da frota contribui principalmente na gestão das multas, débitos e recursos. Assim, você evita que a empresa perca prazos para recorrer ou informar o condutor do veículo ao Detran (Departamento Estadual de Trânsito).

Um prazo perdido nesses casos pode representar um acréscimo considerável nos custos de manutenção, tudo o que você não quer. E quando o cenário do trânsito nacional demonstra que cada vez mais as multas são um peso grande no bolo de arrecadação dos governos e por isso a fiscalização só aumenta, mais ainda é preciso ter controle sobre a sua frota.

Um exemplo para reafirmar como municípios estão de olho nesse tipo de recurso, somente a cidade de São Paulo prevê arrecadação de multa em 2014 perto do R$ 1,190 bilhão.

Cabe ao gestor da frota se organizar da melhor forma possível para gerir as multas e evitar que elas se acumulem e que por conta de prazos haja mais dinheiro desperdiçado. Com um bom controle, até 100% de corte com os custos de multas do tipo NIC podem ser alcançados.

Ganho de tempo e agilidade no serviço

Gerenciar dezenas e até centenas de veículos dá trabalho. Por meio de planilhas e controles manuais, o risco de falhas é grande. Sem falar que o tempo perdido com a procura de informações, datas e prazos é estressante.

A combinação de falhas e perda de tempo só faz com que aquela manutenção preventiva seja atrasada. Sem falar, por exemplo, no serviço de troca de pneus determinado para acontecer em certa data e que acaba postergado porque surgiram outras emergências e não deu tempo para você conferir sua planilha.

O resultado disso tudo é que “surpresas” podem ocorrer no trajeto da viagem de um veículo e a parada não prevista atrasa uma entrega, por exemplo, e deixa o seu motorista, às vezes, mais cansado. Ainda pode chegar uma multa que poderia ser evitada.

Um sistema informatizado pega diversos atalhos na organização da frota e isso resulta em busca por informação e controle de serviços um trabalho mais ágil e fácil de ser executado. Dá, inclusive, para programar ações a longo prazo e um alerta ajuda você a monitorar as tarefas que precisam ser feitas.

O objetivo é deixar você ou seu gestor de frotas com tempo otimizado. E se aparecer alguma emergência, fica mais fácil tomar decisões, pois a rotina está organizada.

A manutenção da frota sem dor de cabeça

O gerenciamento digital de frotas permite cadastrar todos os veículos e identificar de forma rápida como anda a manutenção de cada um.

Fica bem fácil notar essa vantagem com um exemplo.

Se você tem diversos carros, pode organizá-los por ano, modelo e fabricação. Caso identifique que um tipo de veículo está apresentando um problema mecânico, enquanto um outro do mesmo modelo não, você tem melhores condições de avaliar o que não anda bem. São os motoristas? Ou é um determinado tipo de carro que é melhor que outro? O mais importante é que essa conclusão é definida a partir de números sólidos.

Outra vantagem é ordenar um histórico da manutenção de todos os seus veículos. Existe o ditado que “quem conhece, confia”. Por isso, quanto melhor conhecer como anda sua frota e quais serviços ela já demandou, menos imprevistos em manutenção e gastos você vai ter.

Documentos sempre em dia

Quando é preciso gerenciar uma quantidade grande de veículos, muitas vezes cada um com um final de placa diferente, não é tão simples de monitorar como anda a documentação individual.

Esse controle se estende com a CNH (Carteira Nacional de Habilitação) dos motoristas. Nem sempre todo mundo se atenta para datas de renovação ou mesmo pontuação por conta de infrações cometidas e não custa monitar de perto isso.

Ter documentos do veículo e condutor em dia significa eliminar o risco de a empresa receber uma multa e perder por um período um funcionário ou mesmo o carro, motocicleta ou caminhão.

O sistema de gestão de frotas cruza todas as datas e outras informações lançadas e avisa quando está na hora de regularizar documentos ou lembrar seu motorista sobre isso. Bem mais simples que perder tempo analisando dados manuais.

Controle de toda a frota de qualquer lugar

Alguns sistemas de controle de frota permitem que o gestor possa monitorar todas as informações de forma remota. Com isso, se você tem reunião fora da empresa ou precisa viajar, nada impede de manter o controle a partir do acesso de todos os dados de um laptop, celular ou tablet com acesso à Internet.

A condição de se manter conectado à gestão da sua frota permite que nenhum prazo para manutenção dos veículos, ou regularização de documentos e, ainda, datas para recorrer de multas ou evitar a penalização do NIC seja perdida.

Dividindo as tarefas e otimizando o tempo

O controle manual geralmente fica restrito ao número de pessoas que podem trabalhar bem com planilhas. Em muitos dos casos, cada pessoa que se torna responsável pela frota acaba criando o próprio jeito de trabalhar e não há padronização das informações.

Quando o gestor da frota se ausenta por um período, pode sempre acontecer de um detalhe ou outro escapar do controle porque o substituto talvez não consegue entender todas as anotações.

O processo digital de gestão cria padronização, o que simplifica o trabalho. Ele pode ser remoto, por tanto onde quer que o gerente de frota esteja é possível armazenar dados e retirar relatórios, desde que haja Internet. Ainda permite que mais de uma pessoa tenha acesso, por tanto o processo não fica prejudicado se o titular da gestão da frota entra de férias.

Depois de descobrir tudo isso, talvez exista dúvida. Por isso é bom também testar esses produtos. Para conhecer mais, fale com nossa equipe. Escreva nos comentários suas experiências, compartilhar ajuda também a aprender melhores formas de gestão.

 


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