Qualquer empresa, seja qual for seu porte ou segmento, precisa fazer um gerenciamento eficaz dos veículos. Porém, como acontece nos demais departamentos de um negócio, o setor logístico também tem seus desafios particulares. Um dos principais diz respeito aos custos com os automóveis.

Sendo assim, é fundamental realizar uma boa gestão de despesas da frota. Com ela, é possível aumentar a produtividade e o desempenho, reduzir custos e, assim, melhorar os resultados da sua empresa.

No entanto, muitos gestores ainda têm dificuldade para fazer esse controle da forma correta. Afinal, envolve diversos aspectos que devem ser considerados. Por esse motivo, preparamos este conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

Qual a importância de uma boa gestão de despesas de frota?

Toda empresa que tem ao menos um veículo sabe que há alguns gastos essenciais, como combustível, revisões, manutenções, pneus, documentação, multas, novas aquisições, entre outras. Agora, imagine todos os gastos que tem uma empresa com mais veículos. Ao somar tudo isso, chega-se a um valor significativo.

Porém, apesar de serem considerados gastos necessários, saiba que é possível reduzi-los. Aliás, quando o controle de custos não é feito, é possível que a logística da empresa não seja rentável. Mais do que isso, a empresa pode estar somando prejuízos nas operações e nem saber disso.

Então, muitas despesas realmente são essenciais, mas não no valor que têm apresentado. Por exemplo: combustível é essencial, porém, um desvio proposital de rota, caminhos mal traçados ou mau uso do veículo podem elevar o consumo.

Além da economia, ao realizar uma boa gestão de despesas da frota, a empresa também vê resultados melhores na produtividade, organização e, ainda, ganho operacional.

O que o controle de gastos deve ter para ser eficiente?

Um controle eficaz das despesas deve ser baseado em dados e indicadores relevantes para a logística.Também deve ter como objetivo diminuir os gastos, aumentar o desempenho e melhorar os resultados do setor, gerando satisfação aos clientes.

Para isso, é preciso que a gestão de despesas conte com os fatores a seguir:

Confiabilidade dos dados

Como mencionado, uma gestão eficiente é baseada em dados. Dessa maneira, é imprescindível que eles sejam confiáveis e precisos. Afinal, é com base neles que as decisões serão tomadas.

Ou seja, os dados precisam corresponder à realidade. Caso contrário, todo o controle ficará comprometido. Para evitar erros e falhas, o ideal é contar com a tecnologia, que tem o poder de coletar, armazenar e até mesmo criar relatórios que ajudam muito a administração do setor.

Disponibilidade das informações

Além de serem confiáveis, as informações precisam ser de fácil acesso. Nesse sentido, o ideal é que os dados sejam armazenados em uma nuvem para que possam ser acessados de qualquer dispositivo (até remotamente) e por todos os colaboradores que necessitam deles.

Além da disponibilidade, os dados precisam estar seguros e com backup. Imagine que o controle de frotas da sua empresa tem um histórico de sete anos e, de repente, esses dados são perdidos. Certamente, a tomada de decisões ficará prejudicada por muito tempo.

Agilidade nas respostas

A logística é um dos setores mais dinâmicos dentro de uma empresa. Por esse motivo, a tomada de decisões também deve ser rápida. Para isso, é muito importante que os dados sejam fornecidos rapidamente. Afinal, dependendo do problema, a lentidão no processo significa perda na eficiência e, consequentemente, prejuízo financeiro para o negócio.

O monitoramento em tempo real, por exemplo, permite que o gestor troque a rota se houver necessidade.

Controle dos processos

Quando os processos estão desorganizados ou não são controlados, não podem ser corrigidos nem melhorados. Sendo assim, cada etapa deve ser acompanhada e controlada para que a gestão, de modo geral, seja eficiente.

Redução de custos como meta

O foco da gestão de despesas da frota deve sempre ser a diminuição dos gastos. Caso contrário, significará apenas substituição de processos sem que haja um resultado favorável. Aliás, é justamente a redução de custos que justifica a existência da gestão de despesas.

Diminuição da burocracia

O excesso de burocracia atrasa os processos e não permite ter ganhos reais. Logo, é preciso diminuí-la para dar mais agilidade ao setor. A melhor forma de fazer isso é utilizando um software de gestão de frotas. Os processos automatizados são mais simples e ágeis, permitindo um desempenho melhor.

Como a tecnologia pode ser uma aliada?

Para fazer uma gestão eficaz de despesas de uma frota é preciso levar em consideração uma série de fatores. É necessário ter precisão dos dados e fácil acesso a eles. Deve-se também analisar indicadores e acompanhá-los com frequência para observar se a estratégia de redução de custos está sendo eficiente ou se é preciso reformulá-la. Além disso, são diversos elementos que geram custos. Fazer esse controle de forma manual é algo realmente complexo e, por isso, tende a ser bastante falho. Sendo assim, o ideal é contar com um software específico para gestão de frotas, como o FrotaControl. Por meio dele, você consegue realizar a gestão completa da frota, pois conta com as seguintes funcionalidades:

informações detalhadas de todos os veículos, como data de licenciamento, restrições, consumo médio de combustível, durabilidade dos pneus,documentação, prazos para defesas de infrações;
gestão de multas com seus respectivos status (deferido ou indeferido) e arquivo de pagamentos;
gestão de motoristas, como situação da CNH, acompanhamento da pontuação, associação do condutor ao veículo por data e horário de utilização;
relatórios pré-configurados e outros personalizáveis;
emissão de documentos fiscais;
gestão de fornecedores;
controle de despesas e rateios;
agendamento de tarefas no sistema;
canal de comunicação entre os funcionários;
plano de manutenção de veículo;
gestão de acompanhamento de viagens;
itinerários e criação de rotas;
possibilidade de anexar documentação, como CNH e notas fiscais.

Portanto, como você viu, a gestão de despesas da frota é indispensável para melhorar os resultados da empresa. E para ser eficaz, você deve utilizar um software completo e de confiança.

Então, entre em contato conosco e conheça o Frotacontrol, um sistema completo para economizar tempo e aumentar a produtividade da sua frota!