Na gestão de frotas, o planejamento orçamentário consiste em fazer uma estimativa do quanto será gasto em um período. Nesse sentido, um dos pontos de partida é calcular o TCO, ou Total Cost Ownership. Isso significa saber todos os gastos que a frota possui no presente momento, envolvendo salários, combustíveis e manutenção dos veículos, por exemplo.
Com o conhecimento do TCO, fica mais fácil ao gestor de frota identificar onde os gastos podem ser enxugados. A ideia é sempre aumentar a lucratividade da operação e atender os clientes com o máximo de qualidade. Para entender melhor como fazer esse planejamento orçamentário da frota e se mantém esse equilíbrio, continue lendo nosso artigo!
Por que o gestor da frota deve verificar como foi a sua operação no ano anterior?
Quais os gastos mais importantes que a frota teve no ano anterior? Foram as manutenções ou os combustíveis? De fato, existem vários outros fatores a serem considerados, mas as revisões periódicas e trocas de peças são gastos comuns a todas as frotas, bem como o consumo de combustível.
Sempre é possível identificar pontos de ineficiência e melhorar no período seguinte. Soma-se a isso a atenção constante às condições do mercado e comportamentos dos clientes, visando a encontrar oportunidades de maximizar o lucro da frota. Trabalhar com tipos variados de carga ou realizar percursos pequenos com muitas mercadorias são apenas alguns exemplos de como dar mais dinamismo à operação.
Quais os tipos de planejamento orçamentário
Não existe apenas uma forma de planejar a gestão orçamentária de frotas. Nas subseções seguintes, confira uma explicação sobre o planejamento contínuo, estratégico, estático, de base zero e incremental.
Contínuo
Consiste em planejar com frequência o orçamento da frota. Costuma ser pouco usado, visto que, na maioria das vezes, os gestores planejam orçamentos visando uma estabilidade de longo prazo.
Estratégico
Este tipo de planejamento é caracterizado pela definição de objetivos e metas. Na prática, podemos dizer, por exemplo, que o gestor de frota tem o objetivo de reduzir o TCO em 15%, sendo que uma das metas é gastar menos com reparos nos veículos e aumentar o tempo deles na estrada.
Além dos objetivos e metas, é crucial definir métricas. A razão disso é que, lá na frente, será preciso confrontar o resultado obtido com o esperado. São essas métricas que vão mostrar se há discrepância ou não com as expectativas geradas para o setor.
Estático
O planejamento estático se parece um pouco com o estratégico. Uma das principais diferenças é que as metas não costumam mudar rapidamente, exigindo bastante “feeling” e expertise por parte do gestor de frota. Em outras palavras, é preciso que a empresa apresente um grande potencial de solidez financeira, principalmente no longo prazo.
Base zero
Imagine que uma frota vai iniciar a sua operação. Como é de se esperar, ela ainda está desprovida de dados de histórico e TCO para ter uma base dos custos operacionais. Portanto, frotas que vão iniciar agora a operar tendem a usar esse tipo de planejamento orçamentário.
Incremental
Por fim, o planejamento incremental pode ser considerado o extremo oposto da base zero. Isso porque costuma ser feito por frotas que estão há mais tempo no mercado, tendo já muitos dados históricos para embasar as suas projeções de custos futuros.
O que é preciso para fazer um bom planejamento orçamentário?
Fazer um mapeamento
Em geral, uma frota possui veículos diferentes, atendendo a propósitos específicos da operação. Alguns pontos a serem avaliados nesse sentido são o tamanho dos veículos e a performance na estrada, visto que isso impacta diretamente o tempo de entrega e consumo de combustível.
Para servir de suporte ao mapeamento, também é importante definir indicadores de desempenho. Ambos darão ao gestor de frota uma visão mais clara do que está dando certo e o que precisa de ajustes e melhorias na operação. Às vezes, o veículo usado na entrega de uma mercadoria não é o mais apropriado, por causa do consumo de combustível ou tempo de entrega menor, por exemplo.
Treinar pessoas
Fazer a gestão de motoristas e demais colaboradores da frota é algo que requer treinamento. Antecipar-se a possíveis problemas só é possível quando a equipe é treinada nesse sentido, sendo também importante contar com soluções tecnológicas que facilitem a análise de dados.
Falando especificamente dos condutores, existem algumas boas práticas que podem reduzir bastante o TCO. O famoso “pé pesado” pode ser evitado, visando otimizar o uso de combustível ao longo da estrada. O uso do celular na direção é outro ponto a ser trabalhado nesse sentido, orientando o condutor a usá-lo somente quando o veículo estiver parado. A ideia é que ele não se distraia, diminuindo o risco de atrasos na entrega de uma carga ou até mesmo acidentes na estrada.
Economizar no consumo de combustível
Um dos fatores que aumenta o consumo de combustível é o excesso de carga. Ainda que a quantidade de viagens seja menor e menos custosa a princípio, a tendência é o veículo consumir mais e ainda precisar de manutenção antes do tempo, mediante o desgaste das peças.
As condições dos pneus também impactam o consumo de combustível. Isso porque, se eles estiverem murchos, por exemplo, isso exigirá ainda mais do motor do veículo, fazendo este precisar abastecer com maior rapidez.
Uma tendência importante em relação a isso é o fato dos veículos novos serem mais econômicos. Além disso, outra forma de economizar no consumo de combustível é padronizar a frota, adquirindo veículos de uma única marca/modelo.
Por fim, pode-se destacar os cuidados com a manutenção dos veículos. Dependendo da peça que precisa ser trocada ou consertada, pode ser que o consumo de combustível aumente.
Com um bom planejamento orçamentário, os gestores tendem a fazer a otimização de frotas e maximizar os lucros. Vale frisar que planejar o orçamento é algo que possui relação direta com a fidelização dos clientes da frota e obtenção de vantagem competitiva no mercado.
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