Antes de mais nada, é muito importante entender o conceito de gestão de multas. Trata-se da organização e do acompanhamento de cada uma das infrações que forem realizadas pelos motoristas da sua frota, bem como de seus prazos de vencimento. Além disso, é uma forma de identificar e notificar o condutor responsável, procedendo com os devidos descontos.
Empresas que contam com um número expressivo de veículos não podem abrir mão de uma administração muito precisa, pois o risco de perder as datas e incorrer em gastos desnecessários é tremendo, prejudicando o fluxo de caixa no final do mês. Por isso, é essencial adotar algumas medidas estratégicas e otimizar os trâmites sempre que possível.
Por que a gestão de multas é importante?
Ter uma frota em pleno funcionamento já é um desafio por si só, uma vez que será preciso adquirir bons veículos, cuidar da manutenção, direcionar os abastecimentos e contar com motoristas bem capacitados. Caso contrário, sua empresa poderá sofrer com perda de produtividade e credibilidade, aumentando as despesas e prejudicando a rentabilidade.
No entanto, mesmo que você consiga acertar em todos os aspectos que citamos acima, sua lucratividade pode ir embora com uma gestão de multas inadequada. Se houver infrações em excesso ou se você perder os prazos de pagamentos, os gastos serão muito maiores e seus condutores também poderão enfrentar problemas com a suspensão da CNH.
Como realizar uma boa gestão de multas na sua frota?
Agora que você já aprendeu o que é a gestão de multas e por que ela é tão importante, chegou a hora de receber dicas práticas para otimizar esse aspecto na sua empresa. O melhor de tudo é que, por meio de algumas mudanças pontuais, você consegue otimizar os processos e garantir uma administração muito melhor. Confira.
Estabeleça uma política de frotas clara
O primeiro passo para realizar uma boa gestão de multas na sua frota consiste em estabelecer uma política clara nesse sentido. Isso é muito importante para esclarecer aos motoristas quais serão as medidas e condutas tomadas nesse sentido, de forma semelhante a uma espécie de código de ética, que pode ser elaborado em conjunto com sua equipe.
Nesse documento, você pode esclarecer o que for relativo ao uso dos veículos, horários, limites de velocidade, indicações para abastecimento, manutenção e, principalmente, as responsabilidades de cada condutor, suas obrigações e eventuais punições. Se a ideia for descontar o valor da multa no salário, isso deve ser previamente estabelecido.
Ofereça treinamento para os motoristas
Outro ponto fundamental para quem deseja realizar uma boa gestão de multas na sua frota é oferecer treinamento para os seus motoristas. Afinal, são eles que estarão à frente do volante e poderão adotar medidas preventivas para evitar as infrações, bem como poderão ser responsabilizados, inclusive financeiramente, pelos valores cobrados.
A grande questão é que o modo de condução pode ser corrigido, sobretudo se os condutores forem bem treinados em direção defensiva, regras de trânsito e até como agirem em casos de acidente ou fiscalização. Além disso, você pode adotar um ranking, premiando e estimulando aqueles profissionais que não gerarem problemas.
Controle as datas de vencimento das multas
Você adotou as medidas acima e mesmo assim as multas estão chegando? Infelizmente, em maior ou menor nível, isso acontece em uma empresa que tenha um setor de transportes, pois o Brasil é extremamente punitivo nesse sentido em suas estradas. No entanto, para não amargar prejuízos ainda maiores, é preciso ter um bom controle das datas de vencimento.
À medida que as infrações chegarem, é fundamental ter o condutor responsável devidamente identificado, para fazer os registros dos valores, das datas e o tipo de violação. Aliás, o mesmo cuidado deve ser tomado com os documentos dos veículos, como o CRLV e o IPVA. A partir daí, é realizar os pagamentos e não se perder com os prazos.
Recorra à justiça sempre que possível
O número de infrações é tão elevado no Brasil que, eventualmente, ocorrem erros no processamento das infrações, que acabam sendo expedidas sem a devida sintonia com a lei. Da mesma maneira que você não deve abrir mão de fazer o correto se for multado, também deve recorrer à justiça sempre que isso for possível e correto.
Por isso, não deixe de checar com todo o cuidado do mundo todas as informações contidas na notificação, para avaliar a sua regularidade. Entre os itens que devem ser analisados, estão o local, cor do veículo, placa e o tipo de violação. O mesmo vale para a sinalização na região onde o problema ocorreu. Uma pequena falha já pode ser suficiente para a anulação.
Use um sistema de gerenciamento de multas
A tecnologia é uma poderosa aliada de empresas de todos os segmentos do mercado e também pode ser essencial para que você consiga realizar uma boa gestão de multas na sua frota. Por meio de um bom sistema de gerenciamento, você pode automatizar seus processos e evitar uma série de prejuízos, erros humanos e retrabalhos.
Com uma solução do tipo, você centraliza as informações e pode verificar infrações, pontuações, documentações e obrigações em uma só plataforma, além de ganhar agilidade na hora de identificar os condutores responsáveis, evitando bloqueios de CNH. Também é possível acompanhar o status do IPVA, DPVAT e Licenciamentos.
Como você pôde ver, basta tomar algumas medidas para conseguir uma boa gestão de multas na sua frota e evitar prejuízos desnecessários no seu caixa ao final do mês.
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