Sinais de fraude que o gestor de frota precisa conhecer

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Todo gestor de frotas, independentemente do tipo, já passou, ao menos uma vez, pelo dilema de uma gestão baseada em informações nem sempre transparentes ou devidamente certificadas. Quando a frota é grande, então, não há como evitar suspeitas de fraudes, como desvio de recursos ou até mesmo o uso inadequado dos veículos, que, por exemplo, aumenta o consumo de combustível.

Para se ter uma ideia da dimensão do problema, as pesquisas revelam que as fraudes podem elevar em até 30% as despesas das frotas. No artigo de hoje você vai conhecer alguns sinais de fraude importantes. Veja a seguir!

Quais os sinais de que nem tudo pode estar correto na frota?

Quando você não faz uma gestão aprofundada e detalhada dos gastos gerados por sua frota, é muito provável que você encontre direcionamento incorreto dos recursos. As suspeitas de fraudes são levantadas principalmente quando há grandes variações no custo da frota. As causas mais comuns do desperdício seguem listadas a seguir.

Consumo médio incoerente

A opção por rotas diferentes do planejado pode aumentar o custo de investimentos em combustíveis, tal qual a constante variação de preço que assola o mercado nos dias atuais.

Contudo, quando é observado que na execução de trajetos similares há uma disparidade no consumo médio de combustível, é importante se atentar. É possível que o combustível esteja sendo furtado, como frequentemente acontece nas paradas de caminhões enquanto os motoristas estão ausentes ou dormindo.

Além disso, pode acontecer, ainda, o uso indevido do veículo para questões particulares dos empregados. Fique atento para evitar que isso aconteça no seu negócio.

Abastecimentos irregulares

Seja através do horário em que o abastecimento é feito ou comparando a capacidade total do tanque com a quantidade total do abastecimento, é possível perceber quando há algum tipo de irregularidade.

Muitas vezes, os caminhões são abastecidos fora do horário do expediente ou mesmo nos finais de semana. Contudo, quando se tem uma grande frota de veículos, o acompanhamento manual e análise individual destes dados podem causar transtornos e atraso na tomada de decisões, portanto, utilize um software de gerenciamento que otimize o registro e análise desses dados.

Manutenções não previstas ou indevidas

Como qualquer outra máquina, os veículos precisam de constantes e periódicas revisões e manutenções. Mas o descaso com as leis de trânsito e a má utilização dos veículos podem exigir reparos não programados e que poderiam ser seguramente adiados ou até mesmo evitados. Por isso, manter um histórico de cada veículo, com os equipamentos verificados e as devidas manutenções executadas, assim como um comparativo de valores de cada manutenção, pode aumentar oportunamente a economia de recursos.

Desvio da rota

Atualmente, sistemas automatizados já permitem certificar-se do posicionamento do veículo na rota traçada. Dessa forma, o gestor estará seguro que o motorista está seguindo o caminho mais eficiente e econômico do ponto de partida ao ponto de chegada.

Qualquer desvio da rota tem que ser justificado, podendo indicar o uso de má-fé por parte do empregado. É fundamental que o gestor, antes de despachar a carga, certifique-se de que a rota traçada é a melhor para a empresa, de modo a evitar trânsito mais difícil, estradas precárias, locais mais frequentados por criminosos, entre outros.

Seguindo um caminho diferente, ainda que o motorista não esteja envolvido em atividades escusas, estará submetendo o veículo a riscos e perigos que poderão trazer grandes prejuízos financeiros à empresa.

Comportamento descuidado do motorista

Sistemas de gestão integrada para o controle de despesas de frota oferecem soluções em telemetria. A telemetria permite acompanhar não apenas a posição do caminhão na rota, mas também identificar ocomportamento indevido dos motoristas em relação ao veículo.

Esse mau comportamento está relacionado a rotações do motor superiores ao normal, a acelerações e frenagens repentinas. Práticas desse tipo tanto aumentam o consumo de combustível quanto o desgaste dos veículos, e ainda podem causar acidentes.

Os acidentes, por sua vez, além de trazerem ônus financeiro também contribuem para desenvolver uma imagem negativa da empresa, pois ela fica ligada a eventos desagradáveis e, em alguns casos, fatais.

Carga defasada

Um bom sistema de gestão de frotas permite fazer a checagem de todos os itens que compõem a carga do veículo, os produtos que deverão ser levados até seu destinatário final sem problemas.

Carga defasada pode estar relacionada a desvio de mercadorias dentro da própria empresa. Se houver mercadoria excedente também pode ser sinal de fraude, de alguém tentando ganhar dinheiro extra com seus caminhões.

É necessário, portanto, o rigoroso controle de todo os pedidos e entregas por fazer, de tudo o que sai e entra no estoque, do local exato para onde está indo cada carga. É importante assegurar que as mercadorias cheguem, não somente em boas condições nas mãos do consumidor, mas na quantidade correta.

Falhas no fluxo financeiro

Esteja atento ao fluxo de caixa. Controle todas as receitas e todos os gastos que sua empresa está tendo com os veículos. Dominando o fluxo financeiro, o gestor poderá reconhecer mais facilmente falhas na lucratividade e nas despesas com seu pessoal e caminhões.

Certificando-se de que existem incoerências, será mais simples identificá-las e proceder às medidas necessárias. O fluxo financeiro equilibrado é um indicador da boa saúde da empresa; havendo desajuste nas contas, é preciso procurar a solução para o problema.

Como evitar tanto desperdício?

Estratégias como identificar os motoristas que mais estão relacionados aos problemas acima, determinar as melhores rotas da origem até o destino levando em conta a situação das estradas e o valor médio do combustível, além de registrar e comparar orçamentos para manutenção dos veículos, são pontos fundamentais para uma boa gestão.

Não deixe de investir em software responsáveis por propiciar análise de qualidade de todas estas informações, com a geração de relatórios que facilitem a sua administração. Com o auxílio desses softwares, sua frota estará menos propensa a enfrentar perigos na estrada, atrasos, gastos desnecessários e todas as dificuldades logísticas que afetam os veículos de carga no Brasil.

Não deixe que esses problemas — e até outros mais graves — se tornem recorrentes na sua frota. Se você notar qualquer uma das situações que citamos aqui, fique de olho e não deixe de implementar as medidas necessárias para evitá-las.

Lembre-se de que o sucesso do seu negócio também depende — e muito — da administração que você adota. Você tem alguma dica interessante para compartilhar? Escreva para nós através dos comentários!

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