Conheça a forma mais incrível de realizar o controle de combustível

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Se o gestor de frota ou o empreendedor que utiliza serviços logísticos quiser manter a alta eficiência de seus veículos, entregas e circulação de cargas, uma das coisas que deve ser controlada é o gasto de combustível. Isso é fundamental não só para a operacionalidade, mas também para a melhor gestão financeira da empresa.

Há duas formas de se realizar esse controle: através de planilhas de cálculos ou a partir de softwares de gestão de frota. Quer saber as diferenças entre esses dois métodos e quais outros detalhes devem ser verificados com frequência para um monitoramento adequado dos gastos? Continue acompanhando o nosso post para descobrir!

Como criar e manter as planilhas de controle?

Fazer o controle do gasto de combustível em uma planilha simples não é a forma mais rápida e nem a mais eficiente para manter um monitoramento preciso, mas pode ser uma boa maneira para se desenvolver uma rotina de acompanhamento de seus abastecimentos. O ideal é que haja um arquivo separado para cada parâmetro. Também é preciso ter disciplina para anotar cada novo abastecimento, sem esquecimentos.

O gestor terá que consultar cada planilha individual para ter acesso às informações registradas para depois cruzá-las. Entretanto, colocar todos os dados em um só documento dificulta muito a leitura e absorção dos números e categorias.

Quais categorias devem ser verificadas?

Identificação do veículo e do motorista

Há alguns aspectos que não podem ficar de fora de nenhuma boa análise da frota. A identificação adequada do veículo e do motorista que o dirige encabeça a lista, uma vez que, se você quer controlar a quantidade de combustível que é gasto da maneira correta, é preciso ter dados sobre cada carro. Você pode ter uma numeração específica para cada um, distinguindo-os de acordo com a marca, ano, modelo, entre outros parâmetros. Assim, você conseguirá descobrir o quanto cada modelo costuma consumir. Ao estabelecer a média de consumo de determinado tipo de veículo, o gestor poderá tomar decisões mais precisas para novas aquisições no futuro.

Preços dos postos de gasolina

Outra ação importante é pesquisar o preço cobrado nos postos de combustível. Você pode registrar em planilha uma lista dos postos de sua confiança e seus respectivos preços, o que irá apontar as vantagens e promoções de cada local e período. Com o tempo, também será possível detectar quais estabelecimentos oferecem os produtos mais seguros.

Gasto de combustível versus distância

Mais um aspecto a ser analisado é o gasto de combustível em relação à distância percorrida pelo veículo, demonstrando, assim, o seu desempenho. Dessa forma, você poderá controlar a quilometragem que o veículo faz com certo volume de combustível, e assim programar os gastos futuros. Outra vantagem é poder acompanhar a performance do carro. Caso ela esteja abaixo do esperado, é possível averiguar se o veículo está apresentando problemas mecânicos, ou, até mesmo, se há um funcionário agindo com má-fé. Tendo acesso aos dados corretos, você poderá agir mais rapidamente, poupando tempo e dinheiro de sua empresa, sem comprometer as operações logísticas de sua frota!

Por que investir em um software de gestão de frota?

Os parâmetros acima serão melhor visualizados e entendidos se o gestor optar pelo uso de um software de gestão de frota. Obviamente, haverá muito mais praticidade não só na hora de registrar os dados, mas também na hora de cruzá-los, o que faz com que o processo seja muito mais dinâmico do que a utilização de planilhas. Esse é um passo importante e que pode fazer grande diferença na sua empresa.

É essencial que o gestor controle o uso de combustível de algum modo, mas somente através de soluções informatizadas é possível prevenir erros humanos nos lançamentos no e cruzamento das informações, fazendo com que a tomada de decisões de quem está no controle das operações seja mais precisa.

Como você tem realizado o controle de combustível em sua empresa? Quais outros parâmetros você analisa para manter o monitoramento dos gastos da sua frota? Deixe seu comentário e continue acompanhando o nosso blog para descobrir outras estratégias para melhorar a gestão da sua frota!

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